清湾控制台｜系统通知与站内信（使用手册）

清湾控制台｜系统通知与站内信（使用手册）

引言 清湾控制台致力于让团队沟通与协作更加高效。系统通知与站内信是信息传递的核心入口，帮助你把关键事件、维护公告、任务更新以及同事之间的沟通放在同一个平台上进行。本手册将带你从入门到日常高效使用，覆盖常见场景、操作步骤、设置选项以及常见问题的解决方法。

一、系统通知与站内信的定位与区别

• 系统通知
• 定位：由清湾控制台的自动事件触发，覆盖系统级别的更新、任务状态变化、重要告警、维护公告等。
• 展现形式：弹窗提醒、顶部横幅、通知中心列表、邮件或消息推送（依据用户设置）。
• 特点：信息精炼、优先级可区分、可追溯历史、可设置静默时段。
• 站内信
• 定位：用户之间以及与团队之间的私密或群组沟通，支持文本、图片、文档附件等。
• 展现形式：站内信列表、对话窗口、附件区、已读/未读标记。
• 特点：可归档、可搜索、可分配标签、对话历史完整留存，便于追踪和协作。

二、快速入门 适合刚接入清湾控制台的用户快速建立日常使用习惯。

1) 登录与进入通知中心

• 登录清湾控制台后，在页面右上角找到铃铛图标（通知中心入口）。
• 点击进入后，你可以看到系统通知的清单，以及最近的站内信对话。

2) 阅读与响应

• 系统通知：点击具体通知查看详情；如需要，进行快速回复或跳转到相关任务/页面。
• 站内信：打开对话，输入消息并发送；可查看对话历史、附件以及已读状态。

3) 设置偏好

• 进入“设置”或“偏好设置”，选择通知来源及提醒方式（弹窗/邮箱/应用内推送）。
• 配置静默时段，避免非工作时间打扰。

4) 日常操作要点

• 及时处理高优先级通知，建立“待办-已处理”闭环。
• 对重要对话使用标记、置顶或归档，保持工作区整洁。

三、界面与主要功能模块

• 系统通知中心
• 通知列表：按时间顺序排列，支持筛选（高优先级、未读、维度分类等）。
• 通知详情：包含通知文本、相关任务/页面的跳转链接、可执行动作（如确认、延期）。
• 设置入口：可对通知来源、提醒方式、静默时段进行配置。
• 站内信入口
• 通信录/联系人：快速选择收件人或群组。
• 对话界面：右侧为发送区域，左侧列出历史对话，支持搜索、筛选和分组查看。
• 附件与标签：支持上传文件、图片、链接；可添加标签以便归档与检索。
• 归档与搜索：对话与消息均可归档，提供全文检索。

四、系统通知的高级设置

• 通知优先级
• 高：重要系统事件、紧急维护、关键任务变更，默认以弹窗或高优先级提醒。
• 中：一般更新、状态变更，常以通知中心显示。
• 低：信息性公告、周报摘要等。
• 提醒方式
• 弹窗提醒、顶部横幅、应用内通知、邮件通知（可逐项开启或关闭）。
• 静默时段
• 设定工作外时间不打扰，确保夜间与休息时间的专注。
• 站内信与邮件同步
• 选项：同一消息是否在站内信与邮箱中同步发送，或仅在站内信中记录。
• 隐私与权限
• 管理员可设定谁可以触发哪些系统通知，谁可以查看特定站内信及附件。

五、站内信的最佳实践

• 结构清晰
• 将重要信息分条列出，必要时附加截图、附件和链接。
• 主题与标签
• 使用统一的标签体系（如：项目名-阶段-优先级），便于搜索和归档。
• 对话管理
• 重要对话设置收藏/置顶；对于短期需求的对话可归档以减少干扰。
• 安全与合规
• 遵循公司内部信息发布策略，避免在站内信中分享敏感信息到非授权用户。

六、常见场景及操作指南

• 场景1：项目变更通知
• 快速步骤：进入系统通知，点击变更条目→查看详情并跳转到相关任务→在站内信中通知相关成员并附上必要资料。
• 场景2：紧急维护公告
• 快速步骤：系统立即发出高优先级通知，显示在弹窗与通知中心；需要时在站内信中扩展说明并指派值班人员。
• 场景3：同事问候与协作
• 快速步骤：使用站内信发起对话，上传相关文档，设置提醒确保后续跟进。

七、操作步骤示例

• 查看并处理系统通知 1) 点击页面右上角的铃铛图标进入通知中心。 2) 选择未读的高优先级通知并打开详情。 3) 根据通知内容执行相关动作（如打开对应页面、确认完成、发送回复）。 4) 如需要，设置该通知的提醒偏好或将其标记为已处理。
• 发送站内信 1) 打开站内信入口，选择收件人或群组。 2) 书写消息，附上必要的附件或链接，给消息打上合适的标签。 3) 发送并在对话中跟进，必要时设置后续提醒。

八、故障排除与常见问题

• 无法接收系统通知
• 检查偏好设置中的提醒方式是否开启；确认静默时段未处于系统禁用状态；检查应用推送权限。
• 站内信历史找不到
• 使用全局搜索，确认筛选条件（时间、标签、对话对象）是否正确；若被归档，尝试在归档中查找。
• 发送失败或附件无法上传
• 确认文件大小与格式是否被允许；尝试重新上传或联系管理员检查权限。

九、数据安全与隐私

• 访问控制
• 仅授权用户能够查看特定通知、对话及附件，管理员可设定角色与权限。
• 数据留存
• 系统通知与站内信的历史记录按公司策略留存，支持导出或删除操作的合规流程。
• 审计与追踪
• 所有发送、已读、回复等操作都可追踪，便于事后审计与协作回溯。

十、最佳实践清单

• 统一用语与标签，避免信息重复和歧义。
• 结合通知优先级，确保重要消息不被淹没。
• 养成“对话闭环”习惯：消息发送后设定明确的后续跟进。
• 定期清理无效对话与过时通知，保持工作区整洁。
• 将敏感信息与权限控制结合，避免信息外泄。

十一、版本更新与版本记录

• 本手册所述功能基于清湾控制台当前版本，如果后续有功能更新，将在系统通知中心和更新日志中同步。
• 建议定期回顾使用手册以了解新特性与改动。

十二、常用术语表

• 系统通知：由系统触发、面向全体或特定用户的提醒信息。
• 站内信：在平台内进行的一对一或群组消息沟通。
• 通知中心：集中呈现系统通知与站内信的新消息入口。
• 已读/未读：消息的读取状态，帮助跟进处理进度。
• 标签：用于对消息或对话进行分类、检索的关键词。

十三、结语 清湾控制台的系统通知与站内信是提升团队协作效率的重要工具。通过清晰的通知优先级、灵活的提醒设置以及高效的站内信沟通，可以帮助你把信息传达得更及时、跟进更到位。希望本手册能够成为你日常工作中的实用指南，助力你的团队在协作中取得更好的成果。

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